La grado de diseño de un software de firma de correo electrónico es de fundamental importancia, no sólo en términos del éxito del esquema auténtico sino todavía porque Los descuidos/errores en esta etapa pueden tener graves consecuencias adversas en el futuro..
En el extremo inferior del espectro, estos pueden manifestarse como una anciano complejidad y dificultad en la mandato del software, y en el extremo superior, en una absoluta incapacidad para asociar funciones conveniente a los «callejones sin salida» de la colchoneta de datos…
Se deben considerar una multitud de factores al diseñar un software de firma de correo electrónico, como por ejemplo:
- ¿Se debería permitir a los usuarios editar sus firmas?
- ¿Debería utilizarse una firma más simplificada al contestar mensajes?
- ¿Cómo aparecerá la firma cuando se muestre en modo impreciso?
- ¿Debería sobrevenir una opción para incluir los disparos a la capital del adjudicatario?
- ¿Qué plataformas de redes sociales deberían aparecer?
- ¿Cómo se preparará e instalará la lectura “texto plano” de la firma?
- ¿Qué campos de datos deberían ser obligatorios y cuáles deberían ser opcionales?
- ¿Qué se necesita para crear un diseño visualmente extraño, pero todavía fiable?
- y muchos más…
Es ligera permanecer tan absorto en los requisitos del esquema a corto plazo que se pasan por suspensión las implicaciones a prolongado plazo. Por muy bueno que sea su software el primer día, si se vuelve cada vez más difícil de manejar con el tiempo, es posible que necesite retornar a la mesa de dibujo para comenzar de nuevo. Entonces, ¿cómo se pueden evitar los problemas que surgen en el futuro?
Estas dos simples reglas evitarán que un software se salga de control:
- Evite la personalización excesiva «específica del adjudicatario».
- En la medida de lo posible, minimice la cantidad de plantillas que necesitará aposentar.
En una publicación futura se analizará cómo evitar una personalización excesiva «específica del adjudicatario», aquí nos centraremos en minimizar la cantidad de plantillas en uso.
Evite plantillas innecesarias
En términos generales, el enfoque más rápido y sencillo para satisfacer diversos requisitos es mediante la construcción de una nueva opción de plantilla; no se necesita pensar mucho, simplemente clone su plantilla existente, agregue (o elimine) algunas opciones de contenido y astuto, ¡trabajo hecho! La creación de dos plantillas de “propósito único” suele ser la forma más rápida de cumplir con requisitos duales.
Sin secuestro, tenga cuidado: es probable que, en el futuro, pague muchas veces más por este rápido hato tomado hoy.
¿Por qué? Oportuno a que su software de firma de correo electrónico tendrá un esperanza de vida medida en abrilesy a lo prolongado de estos abriles, se requerirá mantenimiento. Este mantenimiento puede adoptar muchas formas:
- Cambios en la marca: nuevo logotipo/colores.
- Cambios en la presencia en las redes sociales: valentía de eliminar Twitter, etc.
- Cambios en la presencia en las redes sociales: Twitter se convierte en X e Instagram actualiza su ícono.
- Cambios técnicos en el correo electrónico: surge el “modo impreciso” / O365 web deja de aposentar “nowrap”.
- Requisitos legales cambiantes: los abogados corporativos requieren idioma de confidencialidad actualizado en sus firmas.
- El panorama extranjero está cambiando: el fax se vuelve obsoleto y la programación de reuniones en tilde se vuelve omnipresente.
- Y muchos, muchos, otros…
Si acertadamente estos cambios son generalmente fáciles de ejecutar, requieren uno o más puntos de contacto en cada plantilla en uso. Entonces, si ha creado su software en torno a una cantidad mínima de plantillas multifunción, está dorado. Por el contrario, si ha permitido que su biblioteca de plantillas crezca innecesariamente y necesita poner al día diez o vigésimo plantillas diferentes, incluso el cambio más pequeño puede resultar inaguantable. Los cambios más importantes, que requieren pruebas, pueden resultar absolutamente desalentadores.
Piense en una “cortaplumas suiza”
Para minimizar los futuros esfuerzos de mantenimiento, utilice el enfoque de la “cortaplumas suiza”: cree una (o solo unas pocas) plantillas enormemente flexibles para adaptarse a todos los requisitos del adjudicatario. Esto se puede hacer proporcionando a los usuarios una conjunto de opciones en cualquier portal de configuración de firmas que utilice. Por lo caudillo, estos cubren fundamentos como:
- Inclusión de un tiro en la capital.
- Ubicación
- Logotipo (si el software de firma es para varias marcas)
- Enlaces de redes sociales personalizados por el adjudicatario
Echemos un vistazo a algunos de ellos, comenzando con un ejemplo multimarca:
En este caso, se dedicó una cantidad considerable de programación al progreso de un único menú desplegable para controlar no sólo el logotipo sino todavía el color de fuente del nombre del adjudicatario, las etiquetas de los números de teléfono, el texto vinculado y el color de las redes sociales. iconos. El resultado de esto es que lo que habría Normalmente había seis plantillas para abastecer, ahora se ha convertido en una.
Oportuno a que este software de firma requería una opción para que los usuarios incluyeran una foto de rostro cuadrilongo o redonda, esto se programó en una plantilla (en el nivel de configuración), en oficio de dividir la plantilla en dos:
Con respecto a las ubicaciones, existen múltiples enfoques que se pueden utilizar; a menudo, el más ligera es simplemente proporcionar campos para que los usuarios ingresen su ubicación: calle, número de suite, ciudad, estado y código postal. Sin secuestro, esto conduce a posibles imprecisiones e inconsistencias y, a veces, simplemente a una entrada de datos generalmente incorrecta (se dejó el interrupción de mayúsculas activado, Los Ángeles se ingresa como “LA”, etc.). Para crear los mejores resultados, es mejor codificar previamente la información de la dirección para que el adjudicatario la seleccione, en oficio de pedirle que la escriba ellos mismos. Esto se hace mejor como una función de «ubicaciones» en el configurador de firmas (en oficio de crear y tener que abastecer varias plantillas).
Esta empresa tiene más de 50 ubicaciones, por lo que claramente la función de selección de menú tiene sentido en comparación con la alternativa de una plantilla específica para cada ubicación.
En algunos casos, es posible que los usuarios individuales necesiten presentar sus propias redes sociales, en oficio de las redes sociales de la empresa (especialmente en el sector inmobiliario). Al incorporar opciones en la plantilla, esto se puede obtener sin la indigencia de una plantilla personalizada para cada adjudicatario.
Las cuatro capturas de pantalla anteriores ilustran el uso de un plantilla única, que cubre todas las deposición de una explicación de firma compleja para un corredor hipotecario multimarca y multiestatal. Si acertadamente la programación auténtico necesaria para configurar una plantilla como esta es considerablemente más complicada, el mantenimiento posterior se simplifica enormemente. Esto vale la pena de tres maneras:
- Se requiere menos tiempo para las tareas de mantenimiento.
- Menos estrés cada vez que se requiere mantenimiento de la plantilla.
- Reducidas posibilidades de errores (y el impacto fatal que tienen en los usuarios).
A menos que lo piense específicamente, es probable que no note las ventajas de minimizar la cantidad de plantillas en su software. Sin secuestro, por el contrario, si permite que su biblioteca de plantillas crezca innecesariamente, Definitivamente notarás las desventajas, ¡una y otra vez!
Si no está seguro de cómo incorporar este tipo de flexibilidad en su software, utilizar un servicio de firma de correo electrónico como Dynasend es una forma ligera de certificar que la plataforma que está proporcionando esté diseñada para ser eficaz, sin estrés y con facilidad de mantenimiento. El blog de marketing por correo electrónico de Digital Agency Network todavía es un gran apelación para encontrar consejos sobre cómo maximizar la capacidad de su software de firma de correo electrónico.
