¿En qué está perdiendo el tiempo de su negocio?

Probablemente estés perdiendo el tiempo. Pero no estás solo. Cerca de de un tercio de los empresarios dedican su tiempo a actividades que no afectan directamente sus resultados. Parte de este tiempo se dedica a cosas como pedir suministros, pero todavía incluye tareas importantes como la facturación.

Uno de los mayores ladrones de tiempo en el mundo empresarial es el correo electrónico. ¿Empiezas el día con el correo electrónico, leyendo y respondiendo a lo que parece importante y luego te distraes? Luego llega un nuevo correo electrónico y continúas, tal vez varias veces durante todo el día. Según Microsoft, los grandes usuarios de correo electrónico pueden tener lugar 8,8 horas a la semana perdidas en el mundo del correo electrónico.

Entonces es posible que se encuentre con una serie de tareas, desde producir un formulario 1099 de reemplazo para un contratista independiente que se presentó inesperadamente en su puerta hasta encontrar la preparación de un suscripción a un proveedor que vence ayer.

Las razones por las que la etapa sindical puede parecer una excursión al vergel de infancia que salió mal incluyen una planificación inadecuada y la descuido de sistemas para organizar el tiempo y las tareas. No planificar con anticipación puede gestar un flujo de trabajo ineficiente.

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¿Algunos ejemplos?

No puede nutrir su cuenta bancaria llena si no preparación a los clientes y no cobra esas facturas.

Si un trabajo de contratación de viviendas requiere la aprobación de un inspector del gobierno antiguamente de poder comenzar, no espere para gritar la mañana en que desea comenzar. Si ese trabajo requiere su atrevimiento e información de vinculación, debería ser factible de realizar.

Si no puede encontrar la interpretación correcta de un documento, ya sea el postrer plano de la sala de estar de un diseñador de interiores o los pagos realizados por un trabajo importante, puede gestar una pérdida de tiempo que la mayoría de las empresas no pueden darse el postín de perder.

La procrastinación es la máxima pérdida de tiempo. Esto puede ser un problema de dos maneras. Puedes posponer las cosas de modo proactiva para más tarde (cuando puedas «concentrarte mejor» o tu «horario esté claro»), o puedes encontrarte luchando por mantenerte a la vanguardia de tu trabajo, en cuyo caso es factible descuidar estas tareas.

El poder de la ordenamiento

Las empresas utilizan múltiples métodos de ordenamiento. Cualquier método será mejor que nadie. Vea cuál de estos tiene más sentido para usted y luego investigue más a fondo:

• Estructura orientada a procesos. Tenga en cuenta lo que hace y documente su proceso para hacerlo, luego revíselo periódicamente. Proporciona eficiencia.
• Gobierno de la calidad. Mide lo que haces. El proceso más conocido para la administración de la calidad es el llamado Six Sigma, el cual se compone de precisar, calibrar, analizar, mejorar y controlar (DMAIC).
• Ordenamiento centrada en el cliente. Desarrolle sus procesos para apoyar a su cliente.

En El mito electrónico: por qué la mayoría de las empresas no funcionan y qué hacer al respectoMichael E. Gerber argumentó que las empresas las inician personas que conocen los aspectos técnicos del negocio, pero no necesariamente cómo para negociar un negocio. Para ellos, sostuvo que los manuales que describen los procesos son las mejores herramientas. Sistematizar lo que haces hace que el proceso sea más fluido. Y, cuando crezcas, podrás entregar tu manual a otra persona que pueda hacer las cosas como tú quieres.

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Prácticas organizacionales exitosas

Desde los inicios del comercio, las empresas han organizado su documentación segregando, categorizando y subdividiendo los documentos necesarios. Esto proporcionó una forma factible de rememorar de penetrar a ellos y compartirlos. Los pergaminos y los libros de contabilidad fueron las primeras formas de acumular la información necesaria. Los métodos de la vieja escuela, como las carpetas y los archivadores, tuvieron tanto éxito que forman la cojín de la forma en que interactuamos con las computadoras hoy en día.

A medida que el mundo digital ha evolucionado, ha proporcionado nuevas herramientas que son más rápidas y precisas. Los sistemas de administración de documentos (DMS) capturan datos secreto y los almacenan en la cirro para trabajar con ellos más tarde, esté donde esté. De modo similar, existen plataformas contables que facturan a los clientes, pagan facturas, generan informes y preparan impuestos. Existen suites de preparación de impuestos que utilizan los datos que usted ingresa para presentar sus impuestos electrónicamente.

El IRS ahora acepta documentación digital, por lo que puede defender sus facturas, recibos y similares relacionados con su negocio en una carpeta de archivos específica en el disco duro de su computadora, en un almacenamiento físico foráneo como una memoria USB o una mecanismo en la cirro. La forma más útil de organizar sus datos probablemente sea acumular los gastos según los fundamentos del Anexo C del IRS, pero cualquier método que facilite encontrar lo que necesita cuando lo necesita debería estar perfectamente.

Empezando

Al igual que iniciar cualquier otra empresa, la forma de aparecer es aparecer.

• Identifica tus problemas. Tome nota del comportamiento que necesita cambiar.
• Haz el compromiso. Acepte que su negocio se beneficiará cuando pierda menos tiempo y organice sus registros. Estás leyendo este artículo; ese es un aparición.
• Hazlo poco habitual. Los nuevos hábitos o rutinas no surgen de inmediato. Si el correo electrónico es un problema, bloquee cuándo va a solucionarlo. Tal vez sea la última media hora antiguamente del piscolabis y la última media hora antiguamente de dejar de fumar. Cíñete a ese horario.
• Pasar la inercia. Cualquiera que sea el truco que uses, simplemente comienza. Hazlo hoy y luego hazlo mañana. A menudo es bueno vincular un pericia nuevo a uno placentero.

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No pierdas el tiempo, adminístralo de forma eficaz

Pueden tener lugar cosas malas si pierdes el tiempo. Ganancias menores o ninguna provecho, por ejemplo. El incumplimiento de los plazos puede significar la pérdida de clientes y el mal boca a boca. En casos extremos, puede significar multas o sanciones por no entregar a tiempo.

Los beneficios de una administración eficaz del tiempo van desde una veterano fidelidad del cliente hasta una mejor reputación de la marca y un aumento de los ingresos.

La buena mensaje es que organizarse es más factible que nunca con la ayuda digital. Los asistentes digitales, la inteligencia sintético, las herramientas basadas en la cirro y los sistemas de administración de documentos son tus amigos. Puede completar tareas de forma más rápida y capaz, liberando tiempo para realizar nuevas tareas. Aproveche estas oportunidades y el éxito llegará.